1 Einleitung

Bei der Beschaffung von Prüfanlagen treten immer wieder Probleme bei der Abnahme der Anlagen auf bzw. gibt es immer wieder erhebliche Diskussionen zwischen Besteller und Lieferant über die Lösung der Prüfaufgabe.

Um diesen Problemen aus dem Wege zu gehen bzw. die Anschaffung einer Prüfanlage reibungslos und somit kostengünstig abzuwickeln wurde die nachfolgende Vorgehensweise bei der Beschaffung von Prüfanlagen in unserem hause mit erfog eingeführt.

2 Ablauf der Beschaffung

Dieses Ablaufdiagramm zeigt die Vorgehensweise bzw. die einzelnen Schritte in Ihrer Reihenfolge.

3 Prüfaufgabe definieren

Der erste Schritt zur Beschaffung einer Prüfanlage ist die Definition der Prüfaufgabe und damit verbunden die Anforderungen an die Prüfanlage.

Folgende Punkte sind bei der Definition bzw. bei den Anforderungen an die Prüfanlage festzulegen bzw. abzuklären:

• Arbeitsbereich in dem die Prüfanlage zum Einsatz kommen soll
• Zu prüfende Materialien und die Prüfumfänge (soll z.B. die Prüfanlage universell einsetzbar sein oder nur für ein Produkt)
• Anforderungen an Prüfzeiten (wird wert auf eine schnelle Durchlaufzeit gelegt oder auf eine hohe Prüfsicherheit)
• Anzuwendende Spezifikationen und Regelwerke (eine Prüfanlage für einen Schuhlöffel sicht mit Sicherheit anders aus und hat andere Anforderungen als eine Prüfanlage für die Prüfung von Tragflächen eines Verkehrsflugzeuges)
• Ausbildungsstand des vorhandenen Prüfpersonals
• Vorhandene Umgebungsbedingungen bzw. Aufstellungsort der zu erwartenden Anlage

4 Auswahl und Festlegung der Prüfverfahren / Prüfmethoden

Vor einer Beschaffung einer Prüfanlage muss erst das Prüfverfahren bzw. Prüfmethode an z.B. Testkörpern geklärt werden, dass diese Prüfanlage die an sie gestellte Anforderung erfüllen kann. Dieses geschieht in der Regel durch:

• Literaturstudien die selbst durchgeführt werden bzw. durch Studien die durch entsprechende Institute (z.B. IzfP Fraunhofer Institut etc.) durchgeführt werden.
• Festlegung und Design der möglichen Testkörper
• Durchführen von praxisnahen Test
• Festlegen der anzuwendenden Spezifikationen und Regelwerken

5 Lastenheft erstellen

Basis für die Anforderung von einem Angebot ist ein ausführliches Lastenheft. Je detaillierter das Lastenheft desto klarer die Vorgaben für das Angebot. Im Lastenheft wird definiert WAS und WOFüR zu lösen ist. Es sind die Anforderungen aus Anwendersicht einschließlich aller Randbedingungen zu beschreiben. Diese sollten quantifizierbar und prüfbar sein. Das Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt. Es dient als Ausschreibungs-, Angebots-, und/oder Vertragsgrundlage. In diesem Zusammenhang möchte ich auf die VDI/VDE-Richtlinie 3694 (Lastenheft / Pflichtenheft üfr den Einsatz von Automatisierungssystemen verweisen, welche einen guten Leitfaden zur Erstellung eines Lastenheftes bzw. Pflichtenheftes darstellt.

Folgende Punkte / Gliederung sollte ein Lastenheft enthalten

• Einführung in das Projekt. Die einzelnen Punkte sind hierbei:

1. Darstellung der zu prüfenden Bauteile in ihren geometrischen Abmessungen und ihren Anforderungen hinsichtlich der gerechnet3en Belastungen
2. Veranlassung: handelt es sich z.B. eine Neuanlage , einem Umbau oder einer Anlagenerweiterung
3. Zielsetzung: z.B. Verbesserung der Zuverlässigkeit, Verbesserung der Prozessführung, Rationalisierung, u.s.w.
4. Projektumfeld / Benutzerumfeld: z.B. Vorstellen des Auftraggebers, technische Zusammenhänge organisatorische Einbindung
5. Eckdaten für das Projekt: z.B. Termine, Verantwortlichkeiten für Planung u.s.w., Investitionsvorgaben, Beistellleistungen

• Beschreibung der Ausgangssituation (Istzustand). Dieses sind im einzelnen

1. Technischer Prozess: z.B. Anlagenbeschreibung bei Umbau , Ablaufbeschreibung des regulären sowie des irregulären Betriebes
2. Durchzuführende Prüfungen: z.B. Zeitpunkt der Prüfung im Fertigungsprozess, einzusetzende Prüfverfahren

• Beschreibung der Aufgabenstellung

1. Prüfablauf: Beschreibung wie man sich den Prüfablauf vorstellt
2. zu erwartende Prüfzeiten: Angaben welche Prüfzeiten wirtschaftlich vertretbar sind und welche Prüfzeiten man von der Anlage erwartet.
3. Berichtswesen. Z.B werden C-Scans erstellt mit hinterlegten A-Scans, ist eine automatisierte Auswertung der Prüfung möglich u.s.w.
4. Datenspeicherung: In welcher Art geschieht die Datenspeicherung und welche Daten werden gespeichert (Ur-daten oder bearbeitete daten)
5. Nachweis der Detektionswahrscheinlichkeit: wird in der Kernkrafttechnik sowie im Luft- und Raumfahrtbereich gefordert.

• Beschreibung der möglichen bzw. zu erwartenden Fehler

Hier ist eine Liste zu erstellen bzw. eine Fehlerbeschreibung durchzuführen um den möglichen Auftragnehmer auf die zu erwartenden Leistungen der Anlage hinzuweisen. Dieses ist unter anderem die Basis für die zu detektierenden fehler in der Abnahme. Die nachfolgende Liste soll als einfaches Beispiel angesehen werden wie eine solche Liste aussehen kann.

• Anforderung an die Projektabwicklung

Die Anforderung an die Projektabwicklung muss folgende Punkte beinhalten

1. Für die Projektdurchführung wird seitens des Bestellers und seitens des Lieferanten ein Verantwortlicher namentlich benannt
2. Im Angebot hat der Lieferant einen Terminplan für die Durchführung des Projektes zu erstellen
3. Der Lieferant muss nach Auftragseingang und Auftragsbestätigung einPflichtenheft erstellen .

• Anforderung an das Angebot

Folgende Angaben müssen die Angebote mit den dafür nötigen Aufwand bzw. Kosten enthalten um ein Vergleichen und Bewerten der Angebote zu ermöglichen:

1. Pflichtenheft (Erstellung und Abstimmung mit Auftraggeber)
2. Prüftechnik (z.B. Optimierungsarbeiten, )
3. Prüfmittel (z.B. Prüfköpfe, Sonden, Kabel u.s.w.)
4. Prüfsystem (Prüfgerät, Datenerfassung, Selbsttesteinrichtungen u.s.w.)
5. Software (Lizenzgebühren, Updates, Modifikationen)
6. Mechanik (Manipulator, Prüfkopfhalterung Steuerung)
7. Projektabwicklung (allgem. Projektabwicklung, Projektfederführungsgebühren u.s.w.)
8. Montage und Inbetriebnahme
9. Bedienerschulung
10. Dokumentation
11. Abnahme
12. Verschleißteile (was kostet die Vorhaltung der Verschleißteile beim Lieferanten.

6 Bewerten der Angebote / Lieferantenauswahl

Die Angebote müssen vergleichbar sein (alle Angebote sollten vergleichbare Positionen aufweisen) denn nur dann ist es möglich eine objektive Bewertung durchzuführen. Des weiteren muss in den Angeboten die Lösung der Prüfaufgabe sauber spezifiziert und dargestellt sein. Ist dieses nicht möglich, so muss eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt werden. In die Bewertung der Angebote muss auch eine Bewertung des Anbieters mit eingebracht werden z.B. wie lange in der Branche tätig, wie viele Mitarbeiter, wie qualifiziert, Referenzliste um nur einige Punkte zu nennen. Um dieses zu erreichen ist es meist notwendig eine zweite bzw. dritte Besprechungsrunde mit den Anbietern zu führen.

Für die objektive Bewertung der Angebote sollte man sich Hilfsmittel schaffen. In diesem Fall habe ich durch eine Punkteverteilung in Form von Bewertungslisten versucht die Bewertung objektiv und transparent für jederman durchzuführen. Die Listen teilen sich auf in allgemeine Bewertung, technische Bewertung und Zusammenfassung. Die nachfolgenden Listen sollen als Beispiel dienen und sind mit Sicherheit nicht vollständig. Sie sind an die jeweilige Situation anzupassen.

7 Vorgehensweise nach erfolgter Bestellung

Nach Freigabe der Bestellung und Auftragsbestätigung durch den Lieferanten ist ein Pflichtenheft zu erstellen.

Das Pflichtenheft ist die Beschreibung der Realisierung aller Anforderungen des Lastenheftes und Basis für die Abnahme der Prüfanlage. Das Pflichtenheft enthält das Lastenheft. Im Pflichtenheft wird definiert WIE und WOMIT die Anforderungen zu realisieren sind. Es wird eine definierete Aussage über die Realisierung des Prüfsystems getroffen. Es wird in der Regel nach Auftragserteilung vom Auftragnehmer erstellt , falls erforderlich unter Mitwirkung des Auftraggebers. Nach Genehmigung des Pflichtenheftes durch den Auftraggeber wird das Pflichtenheft die verbindliche Vereinbarung für die Realisierung und Abwicklung des Projekts für Auftraggeber und Auftragnehmer.

8 Projektverfolgung / Anlieferung

Die Projektverfolgung bzw. Projektmanagement wird entweder durch den Auftraggeber (Normalfall) oder durch den Auftragnehmer durchgeführt. Wer dafür verantwortlich ist wird in der Bestellung bzw. im Auftrag definiert und festgelegt. Hierbei wird auch der geplante Umfang festgeschrieben.

Die Projektverfolgung hat unter anderem die Aufgaben:

• Erstellen eines Zeitplanes (wenn nicht im Pflichtenheft erfolgt) mit Meilensteinen
• Statusberichte von den Lieferanten abrufen
• Turnusmäßige Fortschrittgespräche mit den Lieferanten führen
• Teilabnahmen im Werk des Lieferanten vor Auslieferung wenn möglich (dieses Ersetzt nicht die Endabnahme nach Aufstellung und Inbetriebnahme)

9 Abnahme der Anlage

Die Endabnahme erfolgt erst eine festgelegt Zeit nach erfolgreicher Inbetriebnahme und ist in einem Abnahmeprotokoll zu dokumentieren. Das Personal welches die Abnahme durchführt ist namentlich zu benennen im Abnahmeprotokoll festzuhalten und muss das Protokoll unterschreiben.

Das Abnahmeprotokoll muss mindestens folgende Punkte enthalten:

• Projektorganisation
• Hardware (geliefert / bestellt)
• Software (Lizenznummern, Version, update, Archivierung)
• Dokumentation normaler weise in zweifacher Ausführung (Schaltpläne, Konstruktionszeichnungen, Manuals)
• Funktionsnachweis (wird erbracht durch Inbetriebnahme)
• Betrieb der Anlage (Erfahrungsbericht über mind. 4 Wochen während und nach der Inbetriebnahme)
• Noch offenen Aktionen (z.B. Nachbesserungen u.s.w.) in einer Liste mit Erledigungstermin und Verantwortlichen
• Checkliste über die Punkte der Abnahme

10 Vorgehensweise nach erfolgter Bestellung

Nach Freigabe der Bestellung und Auftragsbestätigung durch den Lieferanten ist ein Pflichtenheft zu erstellen.

Das Pflichtenheft ist die Beschreibung der Realisierung aller Anforderungen des Lastenheftes und Basis für die Abnahme der Prüfanlage. Das Pflichtenheft enthält das Lastenheft. Im Pflichtenheft wird definiert WIE und WOMIT die Anforderungen zu realisieren sind. Es wird eine definierete Aussage über die Realisierung des Prüfsystems getroffen. Es wird in der Regel nach Auftragserteilung vom Auftragnehmer erstellt , falls erforderlich unter Mitwirkung des Auftraggebers. Nach Genehmigung des Pflichtenheftes durch den Auftraggeber wird das Pflichtenheft die verbindliche Vereinbarung für die Realisierung und Abwicklung des Projekts für Auftraggeber und Auftragnehmer.

11 Projektverfolgung / Anlieferung

Die Projektverfolgung bzw. Projektmanagement wird entweder durch den Auftraggeber (Normalfall) oder durch den Auftragnehmer durchgeführt. Wer dafür verantwortlich ist wird in der Bestellung bzw. im Auftrag definiert und festgelegt. Hierbei wird auch der geplante Umfang festgeschrieben.

Die Projektverfolgung hat unter anderem die Aufgaben:

• Erstellen eines Zeitplanes (wenn nicht im Pflichtenheft erfolgt) mit Meilensteinen
• Statusberichte von den Lieferanten abrufen
• Turnusmäßige Fortschrittgespräche mit den Lieferanten führen
• Teilabnahmen im Werk des Lieferanten vor Auslieferung wenn möglich (dieses Ersetzt nicht die Endabnahme nach Aufstellung und Inbetriebnahme)

12 Schlusswort

Diese Vorgehensweise ist mit Kosten verbunden die ca. 3 - 5% des Auftragswertes betragen. Diese Kosten werden aber um ein vielfaches eingespart, da man in betracht ziehen muss, dass durch die vorgegebene Verfahrensweise im Nachfeld des Projektes durch präzise Vorgaben die Kosten nicht erhöht werden.

Nachfolgend ein Leitsatz der die Situation in anschaulicher Art darstellt:

Der bittere Geschmack schlechter Qualität hält auch dann noch an, wenn die Freuden niedriger Preise längst vergessen sind